Cada funcionário deve ter senha própria
Sim. Senha compartilhada torna impossível saber quem fez o quê, e obriga a trocar a senha de todo mundo quando uma pessoa sai.
É comum a casa ter uma senha de "garçom" que todos usam, e uma de "caixa" que dois ou três sabem. Funciona até o dia em que alguma coisa precisa ser explicada.
O que a senha compartilhada custa
- Não dá para saber quem fez: cancelamento indevido, desconto estranho, pedido que sumiu — tudo vira "foi o garçom"
- Desligar alguém obriga a trocar tudo: a senha que a pessoa levava na cabeça continua valendo para ela
- Ninguém se sente responsável: o que é de todos não é de ninguém, e isso vale para senha também
- Some a possibilidade de dar permissão diferente: se todos usam a mesma conta, todos podem o mesmo
A objeção comum, e a resposta
"Mas é mais rápido com uma senha só." É, em um segundo por turno. O custo aparece no dia em que falta dinheiro no caixa e não há como saber de quem foi o turno.
Se a senha individual está atrapalhando a operação, o problema é o tamanho da senha, não a individualidade. Senha de equipe de salão não precisa ter oito caracteres com símbolo: ela é digitada em pé, várias vezes por noite, num tablet.
O que fazer quando alguém sai
Desativar o acesso da pessoa no mesmo dia, e só o dela. Com conta individual isso leva dez segundos e não afeta ninguém. Com senha compartilhada, é avisar a casa inteira de uma senha nova, o que na prática ninguém faz.
O erro é criar conta individual e deixar a senha antiga funcionando "por enquanto". As duas coexistem, todo mundo continua usando a velha, e a casa fica com o custo da mudança sem nenhum benefício.