Como cobrar por um evento fechado
Por pessoa, com mínimo garantido, sinal antecipado e tudo por escrito: o que está incluso, o que é cobrado à parte e até quando dá para alterar.
Evento fechado é a casa vendida inteira ou em parte para um grupo, com cardápio combinado. A conta é diferente da do dia normal porque você recusa outras vendas para atender aquela.
Os três valores da proposta
- valor por pessoa: o cardápio combinado, por cabeça
- mínimo garantido: o número que o cliente paga mesmo que apareça menos gente
- sinal: parte antecipada, que confirma a data e cobre o que você comprou
O mínimo garantido é o item que protege a casa. Sem ele, o cliente reserva para oitenta, você compra para oitenta, chegam cinquenta e o prejuízo é seu. O costume é fechar o número alguns dias antes e cobrar por ele.
O que precisa estar escrito
- o que está incluso: itens, bebida, sobremesa, serviço
- o que é cobrado à parte e por quanto
- horário de início e de término, e o custo de estender
- até quando dá para alterar o número de pessoas
- política de cancelamento, com prazos e percentuais
- de quem é a responsabilidade por decoração, som e equipamento
Nada disso é desconfiança: é o que impede que a combinação verbal de um mês atrás vire discussão no dia, com convidado ouvindo.
A conta do preço por pessoa
Some o custo dos insumos por pessoa, o custo da equipe extra dividido pelo número de convidados e a parte do custo fixo do dia. Sobre esse total aplique a margem. E lembre de somar o que você deixa de faturar se a casa fechar para o público.
preço mínimo por pessoa = (insumo + equipe extra + custo fixo do dia + venda que deixa de existir) ÷ pessoas
O erro é orçar evento com o preço do cardápio. O cardápio já embute margem calculada para o serviço normal, com giro de mesa e venda de bebida ao longo da noite. Evento tem custo de estrutura que a mesa comum não tem, e cobrar o mesmo preço costuma dar prejuízo trabalhando mais.