Como controlar o estoque de um restaurante

Com entrada anotada, saída pelo que foi vendido e contagem periódica. Sem os três, você tem compras registradas e nenhuma ideia do que virou venda.

Controlar estoque é saber três coisas: o que entrou, o que saiu e o que sobrou. A maioria das casas registra bem a primeira, ignora a segunda e descobre a terceira tarde demais.

As três pernas

• Entrada: toda nota de fornecedor lançada, com quantidade e preço. É onde nasce o custo
• Saída: o que foi consumido. Sai da venda, cruzando o que se vendeu com a ficha técnica de cada prato
• Contagem: o inventário, que confere se a conta bate com a realidade

A diferença entre o estoque que a conta previa e o que a contagem achou tem nome: quebra. É perda, erro de porção, erro de lançamento ou furto, e só aparece quando as três pernas existem.

Por onde começar, se hoje não há nada

Não comece por tudo. Escolha os dez itens que representam mais dinheiro (quase sempre proteína e bebida) e controle só eles por dois meses. Dez itens bem controlados valem mais do que duzentos controlados pela metade, e o hábito nasce de uma lista que cabe.

Preciso de sistema para isso?

Não para começar. Uma planilha com entrada, saída e contagem funciona muito bem em casa pequena. O sistema economiza o lançamento manual da saída, porque ele já sabe o que foi vendido; se a sua venda ainda é registrada em papel, o sistema não teria de onde tirar esse dado.

As regras de armazenagem que evitam perda

• primeiro que entra, primeiro que sai: o mais velho fica na frente
• tudo identificado com data de recebimento e de validade
• recebimento conferido na hora, com a nota na mão
• quem recebe não é quem compra, quando dá para separar